Vil du være afdelingsleder for Administration og drift i spændende og dynamisk kulturinstitution?
Ansøgningsfrist: 24-05-2022
Museum Østjylland søger en leder af vores Administrations- og driftsafdeling. Vi mangler personen, som kan være med til at sikre og udvikle det stabile økonomiske og administrative fundament for et lokalmuseum, der er blandt de største i Danmark. Administrations- og driftsafdelingen spiller en meget vigtig rolle i vores bestræbelser på at gøre museet til en stærkere virksomhed og en endnu bedre arbejdsplads. Derfor søger vi en person med gode lederevner, sans for helheder og fokus på udvikling.
Vi kan tilbyde dig et attraktivt job og gode kolleger på en spændende og kulturel arbejdsplads i konstant udvikling.
Hvis du bliver vores nye afdelingsleder for administration og drift, får du den daglige ledelse af museets sekretariat, af museets butiks- og receptionspersonale og af museets håndværkere. Du får ansvar for regnskab og økonomistyring, for museets personaleadministration og for driften af butikkerne og for museets rengøring og bygningsvedligeholdelse. Du bliver en del af museets ledergruppe.
Vi forestiller os, at du har en mellemlang eller videregående uddannelse inden for økonomi og administration, at du har erfaring med sekretariatsledelse – gerne i en offentlig virksomhed, samt at du har kendskab til personaleforhold og evne til at lede og motivere medarbejdere med forskellige baggrunde og kompetencer. Vi ser gerne, at du har øje for både optimeringsmuligheder i museets mangfoldige og ofte komplekse arbejdsgange og for balancen mellem stabil drift og nødvendig udvikling. Det er vigtigt, at du kan leve dig ind i museets særlige struktur, kultur og profil.
Museum Østjylland har hovedadresse i Kulturhuset, Randers, og vi har desuden arbejdspladser og formidlingssteder i Grenaa og Ebeltoft.
Stillingen aflønnes efter gældende overenskomst og er til besættelse pr. 1. august 2022 eller snarest derefter.
Tjenestestedet er Stemannsgade 2, 8900 Randers C, men der må ofte forventes arbejdsdage i Ebeltoft og Grenaa.
Stillingsbetegnelse
Afdelingsleder for Administration og drift.
Organisatorisk indplacering
Vores nye afdelingsleder for Administration og drift bliver ansat med direkte reference til museumschefen og bliver en del af museets ledergruppe. Museets administrations- og driftsafdeling omfatter ud over administrationslederen 17 medarbejdere.
Tjenestested
Tjenestestedet er Museum Østjyllands afdeling i Randers. Det må forventes, at noget af arbejdstiden skal lægges i Grenaa og Ebeltoft.
Stillingens indhold
Museum Østjylland er i rivende udvikling. Økonomien er kompliceret, opgaverne er mangfoldige og organisationen vokser. Det betyder, at vi har behov for en kompetent leder af museets administrations- og driftsafdeling, som også har stærke personaleledelseskompetencer.
Du skal have øje for optimeringsmuligheder i museets administrative processer, og du skal have sans for på samme tid at sikre en stabil drift og en løbende udvikling. Det er vigtigt for os, at du kan lede og inspirere en medarbejdergruppe med mange forskellige faglige og menneskelige kompetencer
Afdelingslederen for Administration og drift har det daglige ansvar for ledelse af afdelingens medarbejdere og varetager i samarbejde med museumschefen og de øvrige ansatte i museets administrations- og driftsafdeling:
- Museets økonomistyring og -opfølgning. Herunder:
- Budget
- Bogføring
- Løn
- Projektregnskaber med ekstern finansiering
- Økonomianalyser og rådgivning om økonomi
Museets omsætning har de senere år ligget på omkring 40 mio. kr., hvoraf ca. halvdelen er fast offentligt tilskud, mens den resterende del stammer fra egenindtjening, puljemidler og fondsstøtte.
Der vil også i de kommende år være fokus på at udvikle museets redskaber til økonomistyring.
- Museets personaleadministration og HR. Herunder:
- Ansættelser og afskedigelser
- Ferie- og sygdomsadministration
- Løntilskud og refusion
- Ansvar for APV og opfølgning på arbejdsmiljøplan
- Sikkerhed
- Intern kommunikation
Museet har omkring 55 årsværk fordelt på ca. 75 medarbejdere. Hertil kommer omkring 20 timelønsansatte og ca. 70 frivillige.
- Museets praktiske administration. Herunder:
- Implementering af tværgående beslutninger
- Journalisering og sagshåndtering
- Indkøb
- Korrekturlæsning
- Telefonbetjening
- Pakning og distribution af markedsføringsmateriale, årbøger m.v.
- Ajourføring af diverse kalendere
- Booking og klubadministration
- Alarm- og sikkerhedsadministration
- IT-administration
Museets administration varetages af 3 medarbejdere ud over administrationslederen.
Der vil i kommende år være fokus på at effektivisere og optimere museets administrative og driftsmæssige praksis og arbejdsgange – herunder digitalisering – med fokus på udnyttelse af kompetencer på tværs af organisationen og med henblik på en endnu bedre administrativ understøttelse af museets faglige funktioner og udvikling af bedre oplevelser for museets gæster.
- Museets håndværksfunktioner. Herunder:
- Bygningsvedligeholdelse
- Vedligeholdelse af udearealer
- Udstillingsvedligeholdelse
- Udstillingsopbygning
Museets håndværkerteam omfatter 2-3 medarbejdere og et par frivillige.
Der vil i de kommende år være fokus på sikring af et tværgående team, der kan understøtte både museets bygningsbevaring og udstillingsopbygning/vedligehold.
- Museets butikker og receptioner. Herunder:
- Modtagelse og vejledning af gæster
- Indkøb og salg af varer i museumsbutikkerne
- Løsning af administrative opgaver
Museets frontpersonale omfatter 9-10 faste receptionister og ca. 10 timelønnede.
Der vil de kommende år være fokus på at kompetenceudvikle receptions- og butiksteamet med henblik på at gøre gæsternes oplevelse af museet endnu bedre.
- Museets rengøring. I Randers har museet to rengøringsassistenter. I Ebeltoft og Grenaa varetages rengøringen af private firmaer.
Faglige kompetencer og erfaringsgrundlag
Vi forventer, at du lever op til de fleste af følgende krav:
- Relevant uddannelse inden for administration, HR og økonomistyring
- Erfaring med sekretariatsledelse
- Erfaring med og stærk evne for personaleledelse
- Erfaring i administrations- og økonomisystemer, herunder formidling af dem til humanister
- Erfaring fra sekretariatsbetjening i offentlige virksomheder
- Erfaring med projektøkonomi
Personlige kompetencer
Vi forestiller os, at vores kommende kollega har følgende egenskaber:
- Er initiativrig og proaktiv
- Er systematisk
- Er strategisk tænkende i forhold til økonomi
- Har ro og overblik
- Har koordineringsevne og evne til at arbejde på tværs i organisationen
- Kan arbejde selvstændigt
- Er fleksibel
- Er beslutsom
- Er god til at kommunikere
- Kan omgås mennesker på alle niveauer
- Har naturlig autoritet
- Kan lide at blive udfordret personligt og fagligt
- Har interesse for museer og har respekt for og indlevelse i den særlige profil, en museumsarbejdsplads har
- Er en god, rummelig og humoristisk kollega og leder, der gerne vil samarbejde med og udnytte de mange forskellige kompetencer, der er på et museum
Museum Østjylland
Museum Østjylland er et af de største lokalhistoriske museer i Danmark med syv museumshuse fordelt i Randers, Grenaa og Ebeltoft. Vi har årligt omkring 160.000-180.000 gæster, beskæftiger ca. 55 årsværk, har ca. 80 frivillige og omsætter for over 40 mio. kr.
Ansøgningsfrist
Vi skal modtage din ansøgning senest 24. maj 2022. Vi forventer at afholde ansættelsessamtaler (1. og 2. runde) 1. og 13. juni 2022.
Yderligere oplysninger ved museumschef Jesper Bækgaard på mail jb@museumoj.dk eller telefon 40 21 38 60.