Ansøgningsfrist: 24-06-2021
Til Nationalmuseets afdeling Museer & Slotte søger vi en energisk og erfaren chefsekretær, der vil repræsentere os internt og eksternt og som samtidig kan varetage grundlæggende administrative og praktiske opgaver. Du får en central rolle som bindeled mellem de 14 besøgssteder som hører under Museer & Slotte og skal medvirke til sikre en god dialog og et inspirerende arbejdsmiljø på tværs.
Nationalmuseet er inde i en spændende og positiv udvikling, og du bliver en del af et hold, der arbejder med alt fra udstillinger, undervisning, rundvisning, markedsføring, booking, salg, aktiviteter, presse, web og analyse og til det gode værtskab. Vi er ambitiøse, løber hurtigt og vil nye steder hen, men gør en dyd ud af at være gode kolleger for hinanden.
Arbejdsområde
Du refererer til vicedirektøren, og kommer til at holde styr på hendes kalender. Du skal også prioritere, planlægge og forberede møder samt skrive referat fra interne og eksterne møder. Du skal arbejde med systemer som RejsUd, Apsis, Indfak2 og mTime samt hjælpe kollegerne i afdelingen med sagsoprettelser og journalisering i journalsystemet Public360. Du vil skulle planlægge, udvikle og gennemføre større og mindre arrangementer, ledelsesseminarer, møder mv.
Du bliver også ansvarlig for planlægning, gennemførsel og referater af mødeaktiviteter i Nationalmuseets analysenetværk og det er derfor en fordel, hvis du har en god forståelse for analyse, research og datasammenhænge.
Museet har et netværk af sekretærer, som du bliver en del af.
Kvalifikationer
Vi forventer, at du er indstillet på at løse administrative opgaver fra A til Z, at du tager initiativ og er serviceorienteret. Vi forventer, at du kan arbejde selvstændigt og motiveres af en alsidig hverdag med både praktiske, operationelle og administrative opgaver. Vi arbejder målrettet med at forbedre arbejdsgange og processer, og du skal derfor have sans for detaljerne og blik for forbedringsmuligheder. Det er en fordel, hvis du har erfaring fra en lignende stilling i en politisk styret organisation.
Som person befinder du dig godt i rollen som den, der kan planlægge, koordinere og eksekvere. Du skal have lyst til at dele din viden og skabe resultater gennem godt samarbejde. Det er derfor også vigtigt, at du er hjælpsom og kan skabe gode relationer og trives i en rolle, hvor du dagligt har kontakt til mange kolleger og eksterne samarbejdspartnere.
Din hverdag vil være omskiftelig med mange forskellige opgaver, der kræver, at du samarbejder og tager initiativ til at få opgaver løst, og følge dem til dørs.
Du er formentlig kontoruddannet og har flere års erfaring fra en lignende stilling. Du mestrer MS Office pakken, særligt Outlook og Word. Godt kendskab til PowerPoint og Excel er et plus.
Du er sprogligt stærk, har en skarp pen og du behersker engelsk på et professionelt niveau.
Løn- og ansættelsesvilkår
Arbejdstiden er 37 timer ugentligt. Vi har flekstid. Løn- og ansættelsesvilkår fastsættes i henhold til den til enhver tid gældende OAO-S-fællesoverenskomst samt Organisationsaftale mellem Finansministeriet og HK.
Ansættelsesstedet er Nationalmuseet, Frederiksholms Kanal 12 i det indre København, hvor vicedirektøren for Museer & Slotte har kontor.
Stillingen som chefsekretær er ledig til besættelse snarest muligt.
Ansøgning
Nationalmuseet arbejder aktivt for ligestilling blandt vore medarbejdere og opfordrer derfor alle kvalificerede uanset personlig baggrund til at søge stillingen.
Skriftlig ansøgning sendes via vores elektroniske rekrutteringssystem på Nationalmuseets hjemmeside www.natmus.dk/job og skal være museet i hænde senest torsdag den 24. juni 2021.
Yderligere oplysninger om stillingen fås ved henvendelse til vicedirektør Henriette Povlsen på telefon 4120 6738 eller mail: henriette.dudek.povlsen@natmus.dk
Nationalmuseet er Danmarks kulturhistoriske hovedmuseum og et statsmuseum under Kulturministeriet. Nationalmuseet styrker historiebevidsthed og medborgerskab ved at belyse Danmarks og verdens kulturer og deres indbyrdes afhængighed. Ca. 655 medarbejdere er fordelt på 4 afdelinger: Forskning, Samling og Bevaring, Museer og Slotte, Nationalmuseet København samt Drift og Administration. Se mere om Nationalmuseet på www.natmus.dk